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Automatizar Recepción de CFDIs

El proceso de automatización permite que el sistema genere las pólizas de pasivos en forma automática una vez subidos los CFDIs, de un cliente.

Con esto puede ahorrar tiempo en el proceso de recepción de CFDIs y creación de pasivos.

Requisitos para que se pueda automatizar una póliza

El sistema requiere la siguiente información para poder automatizar una póliza

  • El CFDI, haya pasado por el proceso de identificación de sus elementos y tener registrada una huella digital de su estructura. Este proceso se realiza de forma automática al momento de subir CFDIs al sistema.
    • El sistema empezó a realizar este análisis de CFDIs a partir del 16 de Septiembre del 2019. Por lo tanto ningún XML que se haya subido antes del 2019 puede crear pólizas automatizadas.
  • Debe existir una póliza creada anteriormente con un CFDI que tenga la misma huella digital que el que estamos abriendo.
    • Esto quiere decir que la primera vez que se procesa un CFDI de un cliente, este no puede ser automatizado, sino que se convertirá en una futura referencia para otro CFDI que llegue a tener la misma huella digital que el que acabamos de procesar.
  • Si al abrir la ventana de registro recepción de CFDI; existe una póliza con un CFDI que contiene la misma huella digital se ofrecerá la opción de automatizarla. Y se automatizará únicamente, si el usuario registra la póliza sin mover absolutamente ningún dato.
    • Si el usuario necesita ajustar cualquier dato, quiere decir que este registro requiere de intervención manual y ya no es susceptible de ser automatizada.
  • El sistema no automatizará pólizas que contengan activos.
  • Todo lo anterior quiere decir que en algunos caso podrá tomar 1 o 2 meses contables en que las diferentes pólizas de clientes se puedan automatizar.

La huella digital del CFDI se obtiene de procesar los siguientes datos en un CFDI

  • RFC emisor, lugar de expedición
  • RFC receptor
  • Tipos de impuestos incluidos en el CFDI : iva, iva0, exento, ieps, tasas, impuestos de frontera
  • Retenciones
  • Claves de producto servicio, claves de productos asignadas por los clientes

Recomendaciones Generales

Antes de empezar a automatizar es importante que considere y siga las siguientes recomendaciones.

  1. Inicie con un cliente pequeño para conocer el proceso de automatización. En caso de que se generen errores de automatización, es más fácil arreglar un problema de 10 pólizas que uno de 1,000 pólizas.
  2. Seleccione que clientes son susceptibles de ser automatizados. Usted conoce a sus clientes, no intente automatizar un cliente si sabe que :
    1. Tiene una contabilidad con mucha variabilidad de registro de pólizas o donde se requiere llevar una contabilidad muy compleja.
    2. Son muy desordenados y no llevan un buen control de sus claves de productos y claves de producto servicio servicio del SAT. Hay clientes que reutilizan las mismas claves para diferentes conceptos y lo hacen mal.
    3. Que realizan cancelaciones de CFDIs de forma abundante y cotidiana.
      1. Considere que al momento de subir el CFDI, si este no ha sido cancelado o el sistema no puede determinar su estatus de cancelación. Se generará una póliza en automático que posteriormente usted deberá de eliminar o revertir. Suele suceder con clientes que realizan cancelaciones masiva al final del mes o aun del periodo anterior.
  3. Revise con mucha atención una póliza que desee automatizar antes de dar clic en automatizar y registrarla.
    1. El tiempo que dedique a estar 100% seguro de que está automatizando una póliza correctamente lo verá reflejado en no tener que corregir errores de automatización posteriores
  4. No automatice pólizas solo porque el sistema le ofrece la opción de automatizarla.
    1. Es cierto, que por las reglas descritas anteriormente, el sistema no le permitirá automatizar una póliza que tuvo que ser manipulada manualmente. Pero eso no quiere decir que en alguna ocasión una póliza no tenga que manipulada; y eso no necesariamente la hace verdaderamente automatizable, usted conoce a su cliente, no la automatice si sabe que esa combinación de productos, cliente o proveedor no conviene ser automatizada.
  5. Asegúrese de que sus colaboradores (auxiliares contables), entienden claramente las reglas y que no busquen automatizar todo para "trabajar menos", sin considerar la contabilidad del cliente.
  6. Evite automatizar proveedores que por política generan facturas de todo lo que venden, por ejemplo: Costco.
    1. Los clientes suelen hacer compras personales en este tipo de empresas y recibir facturas a nombre de la empresa, pero no son deducibles.
  7. Evite proveedores desordenados Proveedores que realizan facturas fuera de los periodos contables, que emiten y cancelan facturas contínuamente. Ejemplos: Bancos, IMSS, Infonavit, etc.
  8. Si descarga los XMLs del SAT para subirlos a iContable siga estas recomendaciones.
    1. Solicite los XML activos únicamente, no incluya los cancelados
    2. Solicite los XMLs anteriores a 3 días o más, para que aparezcan ya los cancelados.
    3. Si su cliente es de los que realiza cancelaciones masivas al final del mes, descargue los XML, hasta que haya acabado el mes, no adelante trabajo.

Y lo más importante

Es mejor automatizar 20 clientes pequeños, que son muy estables y que tienen poca variabilidad. Que uno grande con mucha variabilidad y una contabilidad compleja.

20 clientes pequeños le podrían liberar registrar 200 pólizas. Y si entre estos 20 pequeños y el grande procesaba 800 pólizas. Ya obtuvo una mejora en tiempo del 25%. O ya tiene 25% más tiempo para dedicarle a su cliente grande.

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