Subir CFDI al sistema

Menú > XMLs > Subir XMLs

El sistema de iContable ofrece 2 formas de subir los XML que se van a usar para la contabilidad. En ambos casos el proceso de recepción de estos XML, es el siguiente:

1. Se valida la autenticidad del XML: Estructura, Cadenas, Sellos (del CFDI y del PAC)
2. Se extraen los valores mas importantes del XML para poder realizar consultas sobre ellos posteriormente
3. Se ingresan a las tablas del sistema para poder iniciar el proceso de generar los movimientos contables. A continuación explicaremos cuales son los 2 medios por los que se pueden subir documentos CFDI al sistema

Correo electrónico

Como se explicó al inicio del manual puede configurar una cuenta de correo de su empresa para recibir en ella únicamente CFDIs de sus clientes Cuenta de correo de facturas. Al configurar esta cuenta, el sistema en automático empezará a revisar el buzón de forma periódica para descargar los archivos CFDI que se reciban. El sistema ignora por completo los archivos PDF que vengan anexos al correo. Al terminar de procesar el XML recibido por medio de la cuenta de correo se avisará al cliente que envió el correo si el XML fue aceptado o rechazado y el motivo del rechazo.

Subir un CFDI manualmente

Si nuestros clientes no nos envían los XML por correo electrónico. O tenemos sus XML en un directorio, también podemos subir estos XML directamente al portal.

Menú > XMLs > Subir XML

Al abrir este módulo verá un formulario que le permite seleccionar uno o varios XMLs o archivos .ZIP simultáneamente para subirlos al servidor y dejarlos para que se procesen como si los hubiera enviado por correo electrónico.

Documentos de pago

Tiene 3 opciones para procesar documentos de pago

• Procesar: opción por omisión que le indica al sistema que los documentos de pago se deben subir y procesar para que se usen al momento de generar pagos a proveedores. Esto es el sistema va a considerar los montos de los documentos para usarlos como el valor de pago a aplicar a la factura al momento de generar pagos.
• Recibir, no procesar: En esta caso el documento de pago se valida y recibe en el archivo digital, pero no se usa para procesar pagos posteriormente. Esta opción esta disponible si la emisión de documentos de pago le está ocasionando problemas al momento de registrar pagos. Generalmente porque los emisores de documentos de pago están emitiendo mal los documentos.
• No recibir: Ignorar por completo los documentos de pago, no subirlos al archivo y no procesarlos para uso en el pago de facturas.

Ejemplos de selección

Una vez que ha seleccionado los XMLs a subir, solo debe dar clic en "Subir XMLs".

• Si la cantidad de CFDIs que ha subido son pocos, el sistema le presentará el avance y el resultado en línea (menos de 201 XMLs).
• Si subió una cantidad importante de XMLs (más de 200), el sistema hará que los XMLs se procesen en forma no atendida y lo hará repartiendo el tiempo entre todos los usuarios para no deteriorar el servicio del sistema en general.

Ejemplo del avance mostrado al momento de procesar los CFDI

Ejemplo de mensaje de error si un XML que se subió no cumple con las normas de validez para poder ser usado en la contabilidad

Aviso cuando ha subido más de 200 XMLs al sistema

Aviso de avance del procesamiento fuera de línea

Advertencias

Recomendación

Las advertencias indican situaciones que no invalidan un CFDI, pero debe tomar atención a los datos o situación reportada para realizar las acciones que sean pertinentes al momento de contabilizar el documento.

El sistema marca una advertencia cuando el Emisor aparece listado en las listas de presuntos emisores que realizan operaciones simuladas. Existen 2 tipos de advertencias:

1) Cuando el emisor está reportado como un presunto emisor de operaciones inexistentes
2) Cuando el SAT ha determinado que el emisor realiza operaciones inexistentes. De acuerdo al SAT para estar en la lista definitiva es porque el emisor no respondió a los comunicados para aclarar su situación.

XMLs Rechazados

Si en algún momento necesita consultar el registro de que XMLS han sido rechazados, puede ingresar a:

Menú > XMLs > XMLs Rechazados

Y buscar por rangos de fecha, nombre o número de factura o UUID el XML en cuestión.

El listado presenta únicamente los XMLs que se intentaron procesar y que no pudieron ser aceptados porque no cumplieron con los requisitos legales para aceptarlos. Se muestran tanto los XMLs que se intentaron subir manualmente como los que se procesaron por correo. Y el listado presenta el motivo que origina el rechazo del documento.

Consideraciones del proceso de importación de documentos

El sistema realiza la mayor cantidad de análisis y relaciones posibles para detectar el tipo de operación y extraer los datos que van a intervenir en la contabilidad posteriormente. Pero todo estos datos están sujetos a la calidad de la información contenida en el XML. Podemos asegurar que más del 98% de los XML van a ingresar al sistema de forma correcta. Pero por la falta de calidad informática de algunas empresas e instituciones de gobierno, habrá un 2% de documentos que tendrá que ajustar antes de iniciar la contabilidad.

Nota

Cuando decimos ajustar valores, no es en ningún momento el modificar el XML, ya que esto no es posible sin hacerlo inválido.

Nos referimos a que el sistema le va a permitir ver y modificar los valores que se extrajeron del CFDI y que se encuentran guardados en nuestras bases de datos. Y que se usan para generar las pólizas.

Hemos visto varios tipos de errores en los documentos XML, que hace que sea imposible que funcione de forma acertada para "todos" los clientes que emiten. Por este motivo, después de importar y al procesar un cliente por primera vez, revise con atención como ingreso la información al sistema y de esta forma corregirla antes de continuar el proceso de la contabilidad.

Errores que hemos detectado en diferentes instituciones de gobierno y empresas.

• Bancos: Emiten el CFDi con fecha del mes posterior al que corresponden las comisiones cobradas
• Bancos: Algunas instituciones realizan cargos de comisiones en dólares y no incluyen el tipo de moneda en el CFDi, así que el sistema considera que los montos del documento son en pesos.
• Gobierno: Emite comprobantes que no cubren el total de los pagos realizados a ellos
• Gobierno: Emiten más comprobantes que las operaciones que se han realizado con ellos.
• Gobierno: Emite comprobantes de meses anteriores sin ningún tipo de referencia al mes al que corresponden
• SAT: En su portal de facturación emite XML de nómina que "no contienen el complemento de nómina". Por este motivo el sistema los detecta como notas de crédito, no es posible distinguir entre una nota de crédito real y un XML de mala calidad como el que genera el SAT. Puede revisar el caso completo en la siguiente liga Documentos de nóminas mal generados por el SAT
• Empresas varias: Las sumas de los importes de detalle no da la suma del subtotal del documento
• Bancos, Sistemas de nómina: Emiten documentos con total igual a Cero pesos. El sistema ignora estos documentos ya que no van a tener ningún impacto en las cuentas.

Continuar: Registrar CFDI