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Catálogos del Sistema

Menú > Admin > Catálogos

El menú de catálogos del sistema es el siguiente:

El sistema intenta tener la menor cantidad de catálogos necesarios para que pueda preparar el sistema y trabajar lo más pronto posible.

Logo Menú Empresa

El sistema le permite sustituir el logo del menú principal, por el de su empresa para que el sitio esté personalizado con su imagen.

Para subir una nueva imagen debe seguir las siguientes instrucciones, si hace caso omiso a estas instrucciones el logo no se verá o se verá deformado. Instrucciones

  • La imagen debe estar en formato : png
  • Ancho : 160 pixeles
  • Altura: 80 pixeles
  • Imágenes fuera de estas dimensiones se van a ver deformadas.
  • Su imágen puede contener el color de fondo del menú, o manejar transparencia para verse mejor.

Si por alguna razón desea borrar el menú que ha subido. Active la casilla "Borrar logo", y no suba una imagen nueva.
Esto hará que se borre el logotipo que haya subido y se presentará el logo del sistema nuevamente.


Configuración General

El formulario de configuración general es similar a la siguiente imagen.

Información General del Despacho

En esta sección solo debe escribir el RFC de su despacho, el nombre comercial y sus teléfonos.
Estos datos se podrán utilizar en reportes, avisos del sistema.


Configurar Correo de Avisos

En esta sección del formulario puede configurar el acceso a una cuenta de correo para que el sistema envíe notificaciones por correo a usted, su personal o a sus clientes. Estas notificaciones podrán ser en referencia a:

  • Errores que detecte el sistema
  • Información de XMLs aceptados o rechazados
  • entre otros

Los datos que debe usar para configurar se los debe proveer su servicio de correo electrónico. Pero a continuación presentamos los datos más comunes, si no tiene información sobre que datos poner, intente con estos datos y es probable que el envío de correos funcione correctamente:

  • Email del despacho: cuenta de correo completa (nombre@dominio.com)
  • Servidor SMTP: si no sabe cual es el nombre del servidor saliente (SMTP), utilice alguno de estos nombres para probar (suponiendo que la cuenta de correo sea: midespacho@empresa.com.mx)
    • SMTP: empresa.com.mx, mail.empresa.com.mx, smtp.empresa.com.mx
  • Usuario:use el nombre de la cuenta de correo o el correo completo, ejemplo : midespacho, midespacho@empresa.com.mx
  • Puerto: Normalmente 465 (el puerto 25 suele estár bloqueado por la mayoría de los proveedores de acceso a internet)
  • Tipo conexión: SSL/TLS

Importante

De preferencia se recomienda que utilice cuentas de correos de su empresa (@suempresa.com.mx) y no servidores públicos como : gmail, hotmail, yahoo, etc.
¿Porqué?. Porque estos servicios son gratuitos. Y por este motivo buscan que no se abusen de ellos. Por lo mismo ponen restricciones sobre la cantidad de correos diarios que se pueden enviar, bloquean el envío de correos automatizados, etc.

Correos públicos : hotmail, yahoo, gmail

Cuando configura un correo de salida de estas empresas es probable que al intentar enviar un correo el sistema no lo permita.
Normalmente hay que ingresar a la cuenta de correo y buscar en configuración de su cuenta y marcar que acepte el envío de correos desde otras ubicaciones.
En el caso de Gmail, al ingresar a su cuenta de correo por web, recibirá un mensaje de que se ha intentado enviar un correo desde una ubicación diferente a la que usted maneja normalmente, y le indicará que de permiso o rechace el envío desde esta ubicación nueva. De permisos de envío para que el sistema puede enviar correos.


Configurar correo de descarga de CFDIs

El sistema permite que usted configure una cuenta de correos de la cual estar descargando en forma periódica los correos electrónicos que lleguen a esta cuenta. Y si estos contienen un CFDi, que los procese en automático, esto es que los valide y los meta en el sistema, para que posteriormente los pueda contabilizar.
Esta opción es muy cómoda porque de esta forma sus clientes le pueden estar enviando XMLs, de facturas emitidas o deducciones que planea hacer, diariamente y usted adelantar su trabajo durante el mes y no esperar al último día del mes para tener toda la información y poder iniciar la contabilidad.

Los datos que debe usar para configurar se los debe proveer su servicio de correo electrónico. Pero a continuación presentamos los datos más comunes, si no tiene información sobre que datos poner, intente con estos datos y es probable que el envío de correos funcione correctamente:

  • Email del despacho: cuenta de correo completa (nombre@dominio.com)
  • Servidor POP3: si no sabe cual es el nombre del servidor entrante (POP3), utilice alguno de estos nombres para probar (suponiendo que la cuenta de correo sea: midespacho@empresa.com.mx)
    • POP3: empresa.com.mx, mail.empresa.com.mx, pop3.empresa.com.mx
  • Usuario:use el nombre de la cuenta de correo o el correo completo, ejemplo : midespacho, midespacho@empresa.com.mx
  • Puerto: Normalmente 995 (el puerto 110 es inseguro y no se debería utilizar)
  • SSL/TLS: Activado
  • Tipo conexión: PASS

Importante

La cuenta de correo que utilice para recibir facturas debe ser leida únicamente por el servicio de Inteligencia Contable, no debe ser leido por otros usuarios. Ya que otros usuarios podrían descargar y quitar los correos recibidos de la bandeja de entrada y el sistema ya no los podrá ver y descargar.

Si las conexiones son correctas deberá ver un mensaje similar al siguiente después de validar las conexiones.

Si ve mensajes en rojo, son errores y debe corregir el error para poder enviar o recibir.


Instrucciones generales para cuentas de: Gmail, Hotmail u otros servicios de Webmail.

Al momento que nuestro servidor quiere hacer una prueba de conexión con su cuenta de Gmail.
Gmail bloqueará el acceso y le llegará un correo indicando que hubo un intento no autorizado de ingresar a la cuenta y que debe de tomar alguna acción.

Primeramente en el sistema verá un mensaje similar al siguiente.

Ahora para corregir este problema deberá seguir los siguientes pasos.

1) Dar clic en el botón del correo que dice "REVISAR LOS DISPOSITIVOS AHORA". O ingresar a su cuenta de Google > Mi Cuenta > Acceso y Seguridad

2) Localizar el nuevo dispositivo (nuestros servidores se localizan en Estados Unidos), De clic en le dispositivo y seleccion "Si, soy yo" o un mensaje similar.

Regrese al menú de acceso

3) Localice y active la casilla que permite acceso a dispositivos con menor seguridad

4) Permanecer en su cuenta de Gmail de clic en la liga de abajo

https://accounts.google.com/DisplayUnlockCaptcha

5) Verá un aviso de gmail pareceido al siguiente, de clic en "Continuar" o "Continue"

6) Pruebe configurar su cuenta de gmail en el formulario de configuración general de iContable nuevamente

Reportes

Logos y FIrmas

Al ingresar a esta opción verá un formulario similar al siguiente

En este formulario podrá configurar leyendas fijas que aparecerán en los reportes impresos de : Balanza de Comprobación y Estados de Resultados.
Es útil si desea poner algún tipo de firma al final del reporte impreso, o alguna leyenda de advertencia, etc.

(1): Cada sección indica como se debe alinear el texto que se va a presentar (Izquierda, Centro o Derecha)
(2): Escriba la leyenda que quiere se presente en el formulario.

Ejemplo de impresión

Note como la leyenda inferior Izquierda está alineada a la izquierda y la leyenda inferior derecha los elementos parecen centrados


Continuar: Catálogo Maestro de Cuentas