Control de Cuentas por Cobrar
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En este módulo vamos a poder controlar los saldos y cobros de facturas emitidas por nuestros clientes. Esta labor administrativa es requerida para llevar un saldo correcto de las cuentas por cobrar, IVA trasladado por pagar, entre otras cosas.
En la parte superior veremos un formulario que nos permite filtrar las facturas con saldo pendiente de cobro. Esto nos permite llevar una listado más pequeño o concentrarnos en un grupo reducido de facturas.
Para aplicar pagos a facturas pendientes de cobrar seleccionamos una factura de la lista dando clic en el recuadro de la primer columna para seleccionarla.
Si la factura seleccionada corresponde a un cliente que tiene varias facturas pendientes por cobrar se listarán el resto de las facturas que este receptor aun debe.
Al seleccionar más de una factura, podemos crear una póliza para registrar todos los pagos recibidos de las diferentes facturas seleccionadas.
En la columna derecha veremos el total del saldo que se va a cobrar en la transacción (Total Cobrar).
En el lado izquierdo tendremos el botón "Registrar" que nos permite abrir la prepóliza para registrar la transacción.
En el centro veremos un par de opciones de como crear la prepóliza:
- Registros individuales: En este caso se asume que cada factura se pagó con transacciones bancarias diferentes (se realizaron varios traspasos o cheques, uno por factura)
- Un solo pago: En este caso se asume que se realizó una sola transacción bancaria y con ella se liquidaron todas las facturas seleccionadas.
Recomendación
Cuando hemos seleccionado una sola factura se vuelve indiferente la selección de pagos individuales o un solo pago, ya que el resultado será el mismo
Ejemplo de prepóliza con pagos individuales
En la siguiente imagen se presenta la prepóliza cuando hemos seleccionado más de una factura y la opción de pagos individuales. Podemos observar como el sistema generó renglones múltiples para las diferentes transacciones bancarias y un renglón por cada factura liquidada.
Ejemplo de prepóliza con un solo pago
En la siguiente imagen se presenta la prepóliza cuando hemos seleccionado más de una factura y la opción de un solo pago. Podemos observar como el sistema generó un solo renglón para la transacción bancaria y un renglón por cada factura liquidada.
Nota Importante
Cuando existen salidas de dinero de cuentas bancarias, el SAT solicita que se capture información referente a la forma en que sale el dinero. Este registro es opcional para el caso en que el dinero ingrese a la cuenta.
Por este motivo y para reducir la cantidad de captura que se requiere para hacer una póliza, se omite la obligatoriedad de capturar esta información.
Sin embargo, si desea capturarla, lo puede hacer haciendo doble clic sobre el campo de descripción cuando se encuentra en un renglón que afecta bancos.
Registro cobros en efectivo
Si el negocio recibe efectivo y debe aplicar un depósito a varios clientes diferentes cambie la opción de "Registro cobro por cliente" a "Registro cobro en efectivo" para que pueda seleccionar clientes con diferentes RFC en la transacción.
Recomendación
Como se describe en la nota anterior, si es necesario de doble clic en el renglón que afecta a bancos para que capture la información complementaria sobre un depósito en efectivo para que quede bien documentada la transacción.
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