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Antes de Empezar

El conflicto más común de empezar a usar nuestro sistema

  • Recibir CFDIS.
    • El procedimiento es : Siempre crear pasivos de todos los ingresos y egresos. Y después aplicar movimientos de pagos.
    • No cree directamente el ingreso y pago de forma manual en la recepción de CFDIs. Al final va a perder más tiempo. Es tentador hacerlo porque así han estado acostumbrados por décadas de usar papel. Pero para obtener la ventajas de el uso de nuestro sistema, no debe hacerlo.
  • Al momento de registrar pagos nuestro sistema se basa en registrar transacciones apegadas a la realidad.
    Esto es: cada póliza debe representar un movimiento real, ejemplos:
    • Si recibe 4 pagos de diferentes clientes en un día genera 4 pólizas (se registraron 4 facturas pagadas de diferentes clientes).
    • Si un día recibe 4 pagos y uno de esos 4 pagos se aplicó a 2 facturas diferentes, ese día crea 4 pólizas (1 que liquida 2 facturas y 3 que liquidan 3 facturas, este día se liquidaron 5 facturas).
    • Si recibe 4 pagos del mismo cliente en un día, el sistema le ofrece 2 opciones:
      • Crea 4 pólizas individuales, o
      • Crea una póliza con cada pago desglosado
    • Si recibe 1 solo pago, y este pago es por el importe de 5 facturas, el sistema le ofrece: -Crear una sola póliza donde hay 1 solo movimiento de bancos que liquida 5 facturas
    • Y así sucesivamente.
  • No intente crear pólizas globales por día, sucursales o nada. Vea la lista de Cuentas por Cobrar/Pagar como lo que es: una lista de registros pendientes por aplicar y cada registro debe estar apegado a como se realizó el pago o cobro en la vida real.
  • Busque como objetivo vaciar las listas de : recepción, cuentas por pagar, cobrar, nómina, etc. Sin intentar organizarlas, únicamente registrando como si estuviera en un ERP registrando las transacciones.
  • Para esto requiere que su cliente le de un detalles claro y preciso de que y como se pagó y cobró de forma diaria, semanal, etc. No es posible hacerlo con imprecisiones. Esto es que su cliente le envíe un correo diciendo : "hoy se cobraron estas 5 facturas" y ya, sin detalle.
  • Sabemos que esto es totalmente diferente a como siempre ha registrado y que le causará dudas de si esto va a salir bien. Pero si se aplica a seguir esa filosofía va a salir la contabilidad más precisa, clara y cuadrada que jamás haya tenido, se lo puedemos asegurar.
  • El conflicto, con la forma tradicional de contabilizar, radica en que como por muchos años tuvieron que trabajar con papel, se acostumbraron a generar pólizas agrupadas para :
    • Minimizar la cantidad de renglones que capturar (Cargos y Abonos con sumatorias de varias facturas, pagos. La información englobada y revuelta de varios clientes y proveedores)
    • Minimizar la cantidad de pólizas (creando pólizas mega concentradas de múltiples movimientos únicos concentrados en un solo día, semana o mes)

Pero las consecuencias de trabajar de esa forma son:

  1. La cantidad de precisión que el SAT solicita para poder crear los reportes es mucha, y no sale con esa forma de trabajar.
  2. Tendrá que estar relacionando manualmente, cada renglón de una póliza con N CFDIS distinto (buscar, localizar y asociar), esto es extraordinariamente lento.
  3. Está obligado a llevar registros personales en hojas de Excel, para dar seguimiento a que ha procesado y que no ha procesado, que le deben y que no le deben, etc.

Es mejor seguir la filosofía que le indicamos: Una transacción en la vida real = una póliza

Inténtelo, todo va a salir bien.

Como iniciar el registro de un nuevo cliente

Esta sección la vamos a dedicar a dar algunas recomendaciones sobre como iniciar la contabilidad de un nuevo cliente en el sistema, aprovechando las ventajas que tiene el sistema iContable.

  1. No cree, manualmente, cuentas de clientes y proveedores. Mejor procese los XML del cliente, esta actividad hará que se vayan creando las cuentas con las que el cliente está realmente trabajando. Y así se evita dar de alta cuentas de clientes y proveedores que históricamente tuvieron en algún momento movimientos, pero ahora ya no se usan porque el cliente o proveedor ya dejó de trabajar con ellos.
  2. Inicialización de pasivos de clientes y proveedores. Suba únicamente los XMLs no pagados o cobrados de meses anteriores. Esto es: si inicia la contabilidad de su cliente en el sistema en Enero del 2015, suba todos los XML de facturas emitidas no cobradas y XMLs de facturas recibidas no pagadas de Diciembre del 2014 y meses anteriores, para que se inicialicen los saldos de cuentas por cobrar y por pagar pendientes de periodos anteriores. Y de esta forma al liquidar las facturas estas aparecerán correctamente en los reportes del SAT, DIOT y tendrá un mejor control de cuentas pendientes por cobrar y pagar.
  3. Cree cuentas manuales, que ya no tienen movimientos, únicamente si requiere mantener el saldo de una cuenta histórica. De lo contrario puede tomar esta oportunidad para dar de bajas cuentas viejas que ya no se van a usar.
  4. Si está empezando a contabilizar con tiempo, espere varios meses de procesar XMLs antes de inicializar saldos y crear cuentas manuales.
  5. Cuando cree activos, evite llevar cuentas individuales en activos de pequeño valor para que sus cuentas sean más concisas y fáciles de leer. El sistema llevará el control de los activos individualmente aun cuando acumule todos los activos y todas las depreciaciones acumuladas en cuentas globales.
  6. Suba de preferencia los XMLs recibidos que sí va a contabilizar. Si entra al SAT a descargar todos los XMLs que se encuentran en el portal como recibidos y los sube todos, puede subir mucha basura que "no se va a contabilizar". Gastos personales que salen a nombre de la empresa. Hay instituciones de gobierno que emiten documentos duplicados y de meses posteriores.
  7. Asegúrese de haber configurado correctamente la forma en la que va a manejar clientes de mostrador y del extranjero con su cliente, si no está seguro revise la configuración de clientes.
  8. Ayuda en línea el sistema siempre tiene un ícono de ayuda en línea en la parte superior derecha de cada sección en la que esté trabajando, si da clic en el icono encontrará la página que describe como opera la sección en la que está trabajando.

Flujo de trabajo

Recomendación

El flujo de información de iContable es el siguiente.

  1. Registrar CFDIS: Este paso es para crear pasivos de todos los documentos recibidos.
    1. Esto permite llevar un control de todo lo que si se maneja como información real a considerar en la contabilidad
    2. Todos los movimientos registrados en esta primer parte pasarán a Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar o Nómina.
  2. Realice las transaccione siguiendo la siguiente secuencia en el menú:
    1. Registrar CFDIS
    2. Polizas: Siga el orden de la barra superior (CxC,CxP,Nómina,NC,Bancos,Otros)

Recomendaciones para no tener problemas al momento de generar saldos iniciales

Estas son las instrucciones de una de nuestras clientes que tiene usando el sistema desde su inicio.
Escribimos textualmente la metodología que sigue para no tener problemas posteriormente al momento de llenar saldos iniciales y tener balanzas que no cuadran después de la carga de saldos iniciales.

Lo primero que hago es cargar los xml de los clientes y los proveedores que quedaron por pagar y cobrar en el 2015 si es persona moral hago una póliza de cierre del ejercicio 2015 para que no me acumule los saldos de ingresos y egresos ya que los que me interesan son los saldos de activo y pasivo

Después capturo los activos fijos en su apartado para que el sistema los ponga como saldo porque si los capturo en saldos iniciales se duplican

y después capturo en la parte de saldos iniciales las demás cuentas (excepto clientes, IVA pendiente de pago, activos fijos, proveedores, IVA trasladado no cobrado)

y así no he tenido diferencias.

Reportes

El segundo gran conflicto relacionado a la forma de trabajar con nuestro modelo de contabilidad es que se generan muchas pólizas muy detalladas. Lo que puede terminar generando cientos de hojas de reportes.
Lo que lleva a molestias sobre la cantidad de papel que se tiene que generar al momento de imprimir pólizas, por ejemplo.

Recomendaciones:

  • No genere reportes impresos, genere reportes en PDF y entregue los reportes de esta forma a su cliente. Si el quiere gastar en papel para imprimirlos que sea el quien absorba el costo de impresión.
  • Generen los reportes impresos, cuando se los solicite la autoridad únicamente, de forma que solo se genere el gasto cuando sea necesario.
  • Muestren a la autoridad la forma en la que trabaja el sistema y los reportes que se generan desde el equipo y no en papel. Si el autoridad solicita un reporte, pregunten si lo pueden entregar en PDF para salvar el medio ambiente. Entonces lo envían por correo o en un USB a la autoridad.
  • Si aun después de las recomendaciones anteriores su cliente quiere los reportes impresos. Cobre los reportes impresos o suba el cargo de sus honorarios, es lo justo después de todos los cambios y detalle en los reportes que se han incrementado por la forma en la que el SAT desea que se reporte la información.

Continuar: Subir CFDI al sistema
Continuar: Captura de saldos iniciales