Cuentas por Pagar
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En este módulo vamos a poder controlar los saldos y pagos de facturas recibidas por nuestros clientes. Esta labor administrativa es requerida para llevar un saldo correcto de las cuentas por pagar, IVA por acreditar, entre otras cosas.
En la parte superior veremos un formulario que nos permite filtrar las facturas con saldo pendiente de cobro. Esto nos permite llevar una listado más pequeño o concentrarnos en un grupo reducido de facturas.
Para aplicar pagos a facturas pendientes de pagar seleccionamos una factura de la lista dando clic en el recuadro de la primer columna para seleccionarla.
Si la factura seleccionada corresponde a un proveedor que tiene varias facturas pendientes por pagar se listarán el resto de las facturas que le debemos aun a este receptor.
Al seleccionar más de una factura, podemos crear una póliza para registrar todos los pagos realizados de las diferentes facturas seleccionadas.
En la columna derecha veremos el total del saldo que se va a pagar en la transacción (Total Pagar).
En el lado izquierdo tendremos el botón "Registrar" que nos permite abrir la prepóliza para registrar la transacción.
En el centro veremos un par de opciones de como crear la prepóliza:
- Registros individuales: En este caso se asume que cada factura se pagó con transacciones bancarias diferentes (se realizaron varios traspasos o cheques, uno por factura)
- Un solo pago: En este caso se asume que se realizó una sola transacción bancaria y con ella se liquidaron todas las facturas seleccionadas.
Recomendación
Cuando hemos seleccionado una sola factura se vuelve indiferente la selección de pagos individuales o un solo pago, ya que el resultado será el mismo
Datos bancarios predefinidos
En el caso de pagos es obligatorio registrar la información detallada de la transacción bancaria que ampara este movimiento. En el formulario "Datos Bancarios Predefinidos", podemos seleccionar la transacción predefinida que se utilizará para la póliza que planeamos crear.
Por ejemplo, en la imagen de arriba hemos seleccionado como transacción predefinida: Tarjeta de Crédito, Cuenta de banco Tarjeta de Crédito 0274.
Recomendaciones sobre este módulo
Se sugiere que para este módulo procese toas facturas que comparten las mismas características de pago, por ejemplo:
- procesar todas las facturas que se pagaron con tarjeta de crédito
- después procesar todas las facturas que se pagaron con transferencias
- después procesar todas las facturas que se pagaron con cheque
- Y así sucesivamente hasta terminar
Con este modelo de trabajo se minimiza la posibilidad de registrar transacciones con el tipo de movimiento bancario equivocado.
El sistema presenta como cuentas bancarias disponibles, todas las cuentas 102 y 205 que tenga creadas en el sistema.
Para registrar pagos de facturas por medio de un acreedor diverso, ver la sección correspondiente más abajo.
Ejemplo de prepóliza con pagos individuales
En la siguiente imagen se presenta la prepóliza cuando hemos seleccionado más de una factura y la opción de pagos individuales. Podemos observar como el sistema generó renglones múltiples para las diferentes transacciones bancarias y un renglón por cada factura liquidada.
Como hicimos una selección de pago predefinido en el sistema de transacción con Tarjeta de crédito, el sistema nos presenta la información que se requiere para registrar una pago con tarjeta de crédito
Ejemplo de prepóliza con un solo pago
Primeramente deberá seleccionar las facturas que desea liquidar y cambiar la opción del cuadro central al final de la lista de "pagos individuales" a "un solo pago"
Al momento de abrir la póliza verá una prepóliza similar a la siguiente. Donde aparecen todos las cuentas por pagar que se seleccionaron y una sola transacción bancaria para pagar en un solo movimiento todas estas cuentas por cobrar.
Importante
Considere que por la forma en que el SAT solicita posteriormente los archivos para reportar pólizas. Cada movimiento bancario debe ir asociado a su XML como sucedió en la realidad.
Por lo tanto, si quiere crear pagos únicos por comodidad, no es buena idea. Ya que al momento que le requieran el archivo de pólizas, la contabilidad va a decir que salió "un solo cheque o transferencia" para pagar todas esas facturas. Y si eso no es lo que sucedió en la realidad, seguramente le van a llamar la atención. Se que el anterior modelo es muy cómodo y es a la Contpaq, pero ese modelo va a pagar sus consecuencias en el futuro.
La intención de generar "un solo pago" es cuando realmente realizamos "un solo pago" esto es con "una sola transferencia" pagamos 3, 5 o 10 facturas.
Esa es la realidad y es la que va a querer ver el SAT cuando le pida reportes contables por alguna auditoría.
Aun cuando no lo podemos confirmar, es bastante claro que en algún momento el SAT automatizará muchas revisiones, y cuando las pólizas digan que salió un cheque por 50,000 pesos el SAT lo va a buscar en la información que le llega de bancos para ver si es cierto y si no lo encuentra entonces seguro le llamará la atención.
Cuando puede empezar esto? Nos sabemos, puede ser en 2,3 o 5 años. Pero recuerde que el SAT puede pedir información de hasta 10 años atrás.
Creemos esto, porque luego van a querer amarrar esta información con los CFDI de Pagos que vienen para la versión 3.3 del CFDI para el año que viene.
La idea de que todo esté en estos medios es que el SAT cuadre información digitalmente entre: Bancos, Facturas y Contabilidad. Cuando algo no cuadre, se van a generar alarmas y van a empezar las auditorías electrónicas.
Registro pago acreedores diversos
Cuando varias facturas fueron pagadas por un empleado o persona relacionada con la empresa, deberá seleccioar como forma de pago "Acreedor diverso" en el formato de forma de pago predefinida.
Esta acción le permite seleccionar facturas de proveedores diferentes y acumular todas ellas para realizar una transacción que genere saldo a favor de un acreedor diverso. Y posteriormente liquidar el adeudo con una transacción bancaria utilizando el módulo Acreedores o Deudores diversos
Ejemplo de una selección de múltiples proveedores con acreedor diverso
Ejemplo de prepóliza con acreedor diverso
Continuar:Registro pago parcial
Continuar: Registro de Nómina