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Catálogo Maestro de Cuentas

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Este es el catálogo más importante que debe configurar antes de empezar a usar el sistema con sus clientes. Este catálogo contiene todas las cuentas agrupadoras que el SAT ha publicado como el catálogo de cuentas agrupadora oficial. Nuestro sistema utiliza este catálogo de cuentas del SAT como el catálogo base para crear todas las cuentas del sistema.

¿Porqué?

  • Estos números se harán cada vez más comunes en la plática diaria entre usted, sus clientes y la autoridad. Así que decidimos que sería mejor empezar a usarlos y familiarizarse con ellos.
  • Al usar los códigos que el SAT ha liberado, y nosotros crear cuentas y subcuentas debajo de esta estructura, se liga inmediatamente la contabilidad a los números de cuenta que el SAT quiere que reportemos. Esto nos ahorra el paso de tener que crear cuentas y asociarlas a los códigos del SAT.
  • Independientemente de que este catálogo del SAT, contenga o no la estructura de todas las posibles formas de contabilizar. Lo que es cierto es que, al final, toda la contabilidad debe quedar asociada a él, así que se llega al mismo punto. Hay que buscar donde colocar todas las cuentas que requiera nuestro cliente dentro de esta estructura, de una u otra forma.

Recomendaciones

  • Este catálogo se requiere revisar y configurar una sola vez.
  • Utilice este catálogo para generar un catálogo maestro de cuentas que le sirva al 80% de sus clientes.
  • No cree cuentas muy especiales o particulares que le van a ser útiles a un grupo muy reducido de sus clientes. Ya que estas se copiarán a todos sus nuevos clientes y van a ser innecesarias.
  • No cree cuentas específicas como: Cuentas de Banco, Cuentas de Proveedores, etc.
  • Dependiendo, de su equipo, este catálogo podrá ser pesado de desplegar. A equipos viejos o con poca potencia, les toma varios segundos desplegar la información. Por este motivo es muy recomendable que una vez que ingrese a manipular el catálogo, intente crear y modificar tantas cuentas como necesite sin salirse y volver a regresar, para que de esta manera no pierda mucho tiempo esperando a que se presente la información.

Al ingresar verá un formulario similar al siguiente.

En la parte superior del formulario verá un grupo de campos de texto y un combo, que le permiten ocultar renglones del catálogo por medio de filtros. Estos filtros le pueden ayudar a manejar un grupo de cuentas más reducido y concentrarse en una sección del catálogo.

  • Código: Si escribe un código, el catálogo se filtrará para presentar el grupo de cuentas que pertenecen a este código de primer nivel.
  • Nombre: El sistema filtra y presenta únicamente las cuentas que contienen la palabra que aparece descrita en el campo de nombre.
  • A/P: Permite filtrar por cuentas de : Activo, Pasivo, Capital, Estado de Resultados o Cuentas de Orden.

Iconos

  • El signo de "+" es para crear una nueva subcuenta, en el nivel inmediato inferior del renglón en el que realiza el clic.
  • Editar cuenta. Permite editar los datos básicos de la cuenta.
  • Eliminar. Permite quitar una cuenta del catálogo.

Agregar una nueva cuenta

El formulario para agregar o editar una cuenta es similar al que aparece en la siguiente imagen.

  • El formulario le presenta la cuenta y nombre del nodo superior.
  • Le presenta el número de cuenta que se creará (el campo no es editable)
  • La descripción de la cuenta. Aquí podrá escribir libremente el nombre de la cuenta
  • Clasificación. Si es una cuenta de Activo, Pasivo, Capital, etc.
  • Naturaleza de la cuenta. Se asume que la cuenta tiene la misma naturaleza que la de la cuenta padre.
  • Afectable/Agrupadora
    • Afectable: la cuenta podrá recibir transacciones de cargos y abonos
    • Agrupadora: es una cuenta de mayor y se podrán crear más subcuentas debajo de ella.
  • Agregar a clientes?. Tiene la opción de que al crear una nueva cuenta, esta se copie al catálogo de todos los clientes existentes en el sistema, para dejar homologadas las cuentas de clientes que ya tenían su catálogo creado. No es obligatorio copiar las cuentas, esto dependerá de que usted lo considere conveniente o no.

Opciones adicionales

En algunos tipos de cuentas el sistema pedirá información adicional que deberá capturar para que el sistema esté preparado para llevar la contabilidad de sus clientes posteriormente. Por ejemplo, Activos:

El sistema le pedirá que especifique cual será la cantidad de meses (o puede escribir el % de depreciación anual) al que se deberán de depreciar los activos que ingresen en esta subcuenta.

Continuar: Administración de Clientes