Recibos de nómina detectados como Notas de Crédito

Nos enfrentamos nuevamente ante la emisión de documentos de forma incorrecta. En este caso se emiten desde el servicio de emisión de CFDI gratuitos del SAT. Pero esto podría ocurrir con cualquier otro sistema, ahorita solo se ha detectado en el servicio gratuito del SAT. No sabemos si es por el mal uso del sistema o porque no ofrece una forma de emitir los documentos correctamente.

Para que entender el problema presentaremos un CFDI emitido incorrectamente y uno emitido correctamente por un sistema de nóminas

XML emitido por el SAT

XML emitido por un sistema de nóminas

Como se puede apreciar, en el emitido por el SAT falta toda la información del empleado, impuestos, deducciones, etc.

Una forma sencilla de confirmar que el XML no es un recibo de nómina, es consultando el portal del SAT, los documentos emitidos. Para esto debe modificar la consulta Tipo de Comprobante a Recibo de pago de salario (como se muestra en la imagen de abajo).

Si los recibos son realmente "Comprobantes de Pago". Deberán aparecer listados, si no aparecen, no son comprobantes de pago.

Cual es nuestra posición al respecto de este problema

Nos han solicitado que de alguna forma consigamos detectar estos casos como documentos de nómina y que se les de el tratamiento de un documento de nómina. Pero desafortunadamente esto no es posible.

Como primer punto, entender que lo barato sale caro Muchas empresas se fueron con el SAT porque les es más barato. Pero estas son las consecuencias de lo barato.

El SAT, ha repetidamente roto los estándares que ha impuesto a todas las empresas.

Permite emitir documentos de nómina que no contienen el complemento y siguen un estándar incompleto.
Emite comprantes firmados por ellos mismos en lugar de usar el CSD del cliente
Emite documentos con información faltante sobre impuestos locales
Entre otros.

Si el SAT dice que por ser emitido en el portal de ellos se da como un documento de nómina válido. Que bueno, quiere decir que se puede hacer una póliza y legalmente relacionar estos XML a los movimientos y estos van a amparar un gasto deducible.

Pero, desafortunadamente, no quiere decir que nuestro sistema pueda procesarlos como una nómina. No tenemos forma de distinguir que ese documento es una nómina o una nota de crédito, no tenemos forma de procesar los valores correctos, no le podemos dar un tratamiento de nómina porque la información "no viene en el XML", que es como el SAT se lo exige a todos los sistemas y empresas.

Cual es la solución?

Ingrese al Archivo Digital y Seleccione la opción "Modificar" en la barra superior (ver imagen inferior).
Realice una búsqueda de los documentos que desea convertir a tipo "Nómina", filtre usando como tipo de documento "Nota Crédito".
Seleccione todos los documentos se está seguro son Nóminas. Si todos los de la lista o la moyoría se van a cambiar puede dar clic en el botón marcado (1) para que seleccione todos. De lo contrario solo active los que correspondan dando clic en cada renglón (2)
(3) Seleccione el tipo de documento correcto. De clic en "Aplicar Cambios". Una vez que el sistema haya terminado le informará que ya se han realizado los cambios y podrá localizar sus documentos en el apartado de nóminas.
Y solicitarle a su cliente que emita documentos correctamente. Si sus documentos son nóminas fijas le recomendamos el uso de nuestro sistema de emisión de nóminas EasySmart

Recuerde

Debido a que los XML "no" son de nómina, el sistema no podrá reconocer las cuentas correctas a donde aplicar cargos y abonos, no podrá memorizar y no podrá detectar los diferentes tipos de deducciones que el comprobante llegue a tener.
No se deje abrumar por sus clientes. Si su clientes no quiere invertir y hacer las cosas bien y le pasan una carga de trabajo que no le corresponde, cobre más y explique porqué. Que es las consecuencia de no hacer las cosas profesionalmente, que su contabilidad sale más lenta y además va a salir más cara.

Filosofía iContable

Vea iContable como lo que es: su apoyo para saber que hay cosas que su cliente está haciendo mal. Que le avisa, que le cuida, que le lleva a replantear todo lo que usted y sus clientes hacen y que se debe mejorar. Esta es la oportunidad para que su contabilidad sea correcta y no reciba auditorías innecesarias; y que si las recibe, que las pueda responder correcta y profesionalmente.

No queremos convertir iContable en otro sistema que permite arrastrar errores hacia adelante ocasionando siempre un problema más grande por no corregir el origen del error.

Hay muchos XML mal generados, y hemos hecho un esfuerzo enorme en darle inteligencia al sistema para que se puedan procesar correctamente la mayoría de ellos; y lo deben ver en su trabajo diario, pero hay límites y este es uno de ellos.

Sentimos que no seamos de mayor utilidad en este punto, pero se necesitan las reglas para poder procesar la información correctamente.

Se necesita la participación de los contadores y clientes para que todo funcione correctamente. De no ser así, terminaremos con un sistema : pesado, lento, con mayor posibilidad de generar errores.