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Aprender a usar filtros

Si su despacho o empresa es de las que procesa más de 200 XML por RFC, es muy probable que tenga el problema de que no ve algunos XML en la lista de registros pendientes por recibir. Esto sucede porque el sistema por omisión presenta los primeros 50 XML que hay que contabilizar. Y el resto no se presentan. Este comportamiento está hecho deliberadarmente de esta forma para manter una lista de pendientes corta y que su navegador no se sature con tanta información.

Nota importante

Si está subiendo XMLs de forma masiva al sistema (200 o más). El sistema le avisó que los XMLs se procesarán fuera de línea. Esto es, se procesarán sin que usted tenga que esperar a que termine todo el proceso de validación. Pero, esto no quiere decir que las facturas vayan a estar disponibles al instante. Dependiendo de la cantidad de XMLs que subió podrán estar disponibles después de 15 o más minutos, incluso horas después si subió miles de XMLs.

Pero podrá empezar a ver los que ya entraron a los pocos minutos, no verá todos pero si verá los que ya han entrado al repositorio de documentos. Revise pediódicamente para ir localizando los restantes conforme sean procesados.

Lo que necesita para localizar los XML que desea procesar es seguir alguno de los 2 siguientes procedimientos: Procesar los visibles o aprender a usar los filtros de búsqueda para tener listados más cortos en los cuales aparezcan los XML que desea procesar.

Procesar los visibles

El primer procedimiento es muy sencillo, procese todos los XML que tiene en la lista, de todos modos tiene que procesar todos. ¿Así que porque no empezar con los que ya tienen listados en ese momento?. Cuando acabe con la lista de clic en el botón "Listar" para que el sistema le presente la lista de los siguientes 50 XML que aun están pendientes de ser procesados.

Filtrar la lista de pendientes de forma inteligente

El formulario de filtrado de XMLs es similar a la imagen siguiente:

En este formulario verá los siguiente controles de fltrado importantes:

(1) Permite incrementar la lista de XMLs visibles hasta 200 como máximo (si tiene 200 o menos XMLs por procesar podrá ver los que en este momento no puede ver).

(2) RFC emisor o receptor. Si los XML que quiere procesar corresponden a un RFC en particular filtre la lista para que le presente únicamente los XMLs de este emisor o receptor.

Recuerde que

Si los XML que desea encontrar son de "Emisión", debe buscar el RFC "Receptor" ( ya que el emisor es el que se repite constantes por ser todos del mismo cliente. Pero si es responsable de realizar la contabilidad de varias empresas de forma simultánea, podrá filtrar por emisor para ver únicamente los XML del emisor seleccionado.

Si los XML que busca son de "Recepción", entonces filtre por RFC "Emisor" ya que en este caso el receptor es el cliente y todos van dirigidos al mismo cliente.

Para filtrar por RFC no debe escribir todo un RFC completo con las primeras letras del RFC debe ser más que suficiente para localizar las facturas de un emisor o receptor en particular, por ejemplo:

Para localiar las facturas de MSO0206067S5, se pueden localizar buscando "MSO"

(3) Utilice rangos de fechas más cortos. No buscque todas las facturas de un mes completo. Utilice un rango de una semana y trabaje por semanas. Si está procesando cientos de XML por día, entonces utilice un rango de un solo día.

(4) Si los documentos están mu dispersos y son de diferentes clientes o proveedores, puede borrrar las fechas y escribir varios números de factura separados por comas. Para traer todos los facturas que contengan este número de documento. El sistema le permite escribir una serie antes de cada número de factura.

Aun no veo los XML

  • Si acabe de subir los XML y eran más de 200 espere unos minutos, es seguro que aun se están procesando.
  • Revise el archivo digital, para revisar que se encuentren ahí.
  • No suba múltiples veces los mismos archivos de forma masiva o se van a tardar aun más en aparecer.

Filtrar CxC o CxP

La misma lógica de filtros aplica para generar listas cortas de cuentas por cobrar o por pagar.

Consideraciones:

  • Fitrar por RFC: Como en estos listados se tiene que seleccionar a un cliente el sistema asume que si está en cuentas por cobrar, el RFC que introduzca es el de un receptor. Si se encuentra en cuentas por pagar, el RFC que escriba se buscará como emisor.
  • Los rangos de fechas determinan las fechas de la factura
    • Si escribe ambas fecha será todas las facturas comprendidas en el rango de fecchas
    • Si solo escribe la fecha inical, son todas las facturas de este fecha al día de hoy
    • Si solo escribe la fecha fina, serán todas las facturas anteriores a la fecha escrita

Para casos con facturas muy dispersas en el tiempo y con varios proveedores diferentes

Por ejemplo supongamos que inicamos con un listado muy grande similar esta imagen.

Si escribimos un filtro con 5 números de facturas separadas por comas.

Precisión

Por omisión el sistema busca de forma abierta, esto es: incluye las facturas que "contienen" el número que estamos escribiendo. Estoy ayuda mucho a localizar facturas que no tienen una serie y folio y el UUID es el número de factura. En estos casos no es necesario escribir todo el UUID, con unos 4 o 5 caracteres podemos encontrar el UUID que buscamos. Pero en ocasiones esto tambien hace que los listados sean más largos que lo que los queremos, en estos casos si activa la casilla de "Aumentar precisión", se presentan únicamente las facturas que comienzan con los números escritos y no los que contienen el número.

Reglas generales sobre cuando usar más precisión Si va a buscar números de factura sin usar series se recomienda aumentar la precisión. Si va a buscar UUID use aumentar precisión "si" va a captuar los primeros caracteres del UUID Si va a buscar con series "no" es necesario seleccionar aumentar precisión Si va a buscar facttuas con y sin serie, seleccione aumentar precisión

Si filtra con un RFC, no es necesario aumentar precisión

Al dar clic en "Listar" aparecerá un listado con únicamente las facturas que contengan estos números de factura